SharePoint. История социализма за 10 лет

Выход новой версии SharePoint всегда сопровождается значительным расширением функционала связанного с внутрикорпоративным взаимодействием, основанным на личных сайтах пользователей (он же "Личный узел пользователя" и "Мой узел"). Чего нельзя сказать о работе с данными в списках/библиотеках. Я хотел бы провести небольшой, поверхностный обзор этой OOTB функциональности, начав с SharePoint 2003, и, закончив Preview версией SharePoint 2013. Итак, что же сделала компания Microsoft за последние 10 лет для реализации внутрикорпоративных коммуникаций.

SharePoint Portal Server 2003

Свой обзор я начну именно с этой версии, т.к. с более ранними редакциями SharePoint я не работал, к тому же "10 лет" в заголовке поста очень смотрится.

В распоряжении пользователя на его личном сайте доступен следующий функционал:

  • Списки/библиотеки - пользователь может создавать списки и библиотеки документов и управлять их параметрами;
  • Узлы, страницы - В пределах своего личного узла можно создавать подузлы, страницы веб-частей;
  • Оповещения - просматривать свои оповещения и управлять (включать/отключать.удалять);
  • Профиль - изменять свойства своего профиля.

Выглядело это все примерно вот так:

Личный узел пользователя. Общее представление Личный узел пользователя. Личное представление Многостраничное собрание

В SharePoint 2003 личные узлы пользователей базировались исключительно на функциональности самого SharePoint. Какого-либо функционала, ориентированного исключительно на использование его в личных узлах пользователей не было. По этой причине широкого применения личные узлы пользователей в SharePoint 2003 не имели.

К тому же кастомизация внешнего вида портала, что было очень популярно, и личных узлов в частности при отсутствии мастер-страниц как таковых (2003 год все-таки) и развертывание/поддержка своих решений во времена, когда не было даже такого понятия как SharePoint feature, превращались в ад для разработчиков и большие затраты для заказчиков.

Вот такое приведение внешнего вида SharePoint 2003 к корпоративным стандартам стоило не одну человеко-неделю:

Кастомизация внешнего вида SharePoint 2003

Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007)

С выходом SharePoint 2007 началось развитие внутрикорпоративных коммуникаций.

В SharePoint 2007 появилась возможность указывать других пользователей в качестве своих коллег и подписываться на события с ними связанные (о годовщинах, об изменениях свойств профиля, об изменениях составов групп, о новых документах, об отсутствии на рабочем месте, об изменениях блога), что обеспечивает доставку информации пользователям по подписке и привлекает пользователей к использованию корпоративного портала.

Также пользователи могут заводить свои блоги и создавать вики-страницы, публикую свои записи в корпоративной среде.

В SharePoint 2007 была доработана система безопасности и устранена проблема SharePoint 2003, которая отбивала всякое желание хранить там документы. Проблема заключалась в следующем: пользователь, решивший добавить новый документ в библиотеку документов, узнавал о том, что у него нет на это прав, только в конце операции при непосредственном сохранении документа (наличие ссылки для добавления документа в библиотеку не означало, что у пользователя есть на это права).

Появившиеся в SharePoint 2007 рабочие процессы и возможность использовать библиотеки документов как обычные сетевые диски в купе с поисковыми возможностями сделали SharePoint 2007 очень удобным инструментом для повседневной работы.

SharePoint 2007. Мой сайт

My site в SharePoint 2007 обладал богатой функциональностью, но при этом пользоваться ею было не очень удобно. Причина этого в подходе к реализации данного модуля, в котором удобство для конечных пользователей практически не учитывалась. Т.е. функциональность была достаточно богатой, но её использование пользователями достигалась через многочисленные руководства, наполненные картинками, демонстрации и непосредственное обучение.

SharePoint Server 2010

В SharePoint 2010 Microsoft удалось добавить удобства в My site. Основную роль в этом сыграла таксономия. Пользователи в новой версии могли лайкать понравившейся им контент, помечать его тегами (хотя по сути лайки и являлись системными тегами), использовать рейтинги для выставления оценок.

Пользователь, открывая свой личный сайт, видит не просто свой узел, где он царь, который не знает, что с этим делать, а дружелюбную ленту событий его коллег, что "провоцирует" его не только на внутрикорпоративные коммуникации, но и на использование портала в повседневной работе.

Приведу небольшой пример. На сайте отдела кадров появляется новая функциональность, позволяющая сотрудникам оформлять заявления на отпуск, не вставая с рабочего места. Но как донести до сотрудников информацию об этом и получить от них фидбек? Можно организовать массовую рассылку писем, которые никто не читает и назначить ответственного человека, который будет принимать жалобы пользователей. Но это решение, во-первых, дорого стоит и, во-вторых, малоэффективно. SharePoint 2010 в этом случае позволяет пользователям лайкнуть этот функционал, что на порядок эффективней (если моему коллеге это нравится, значит я попробую это использовать) или оставить комментарий с пожеланиями и замечаниями.

Если в SharePoint 2007 My site просто оброс функциональностью, то в SharePoint 2010 эта функциональность повернулась лицом к пользователю.

Не обошлось, конечно, без странностей. Если у вас портал внутри корпоративной сети имеет URL http://portal, а извне доступен по URL http://portal.quantumart.ru, то лайки и комментарии для одного и того же контента в первом и во втором случаях будут существовать отдельно, что заставит попотеть ИТ-отдел. К тому же таксономия не учитывает версии документов и лайк, оставленный для первой версии документа, останется и для всех последующих версий. Но всё это простительно, учитывая объем проделанной работы для офейсбучивания корпоративного портала и облегчения его брендинга.

SharePoint 2010. Мой сайт

SharePoint 2013 Preview

В следующей версии SharePoint, которая выйдет в 2013 году пользователи смогут:

  • Синхронизировать библиотеку документов с локальным диском, что позволит работать с документами в оффлайн режиме;
  • Использовать микроблоггинг, который теперь позволяет указывать ссылку на пользователей, хеш-теги, картинки, ссылки и прочее;
  • Делиться своим контентом с пользователями и/или группами, разрешая ограниченный доступ к личным документам;
  • Подписываться на документы для отслеживания их изменений не средствами корявых электронных писем, как это было ранее, а путем публикации этих данных в ленте событий;

К тому же использовать новый функционал, который касается не только личных сайтов пользователей, но и всего портала (например, географический тип данных).

В SharePoint 2013 Preview личные сайты пользователей стали обладать таким количеством новых возможностей, что только этого с лихвой хватит, чтобы оправдать миграцию, даже если она будет стоить дорого.

Раз уж я коснулся кастомизации личных сайтов в предыдущих версиях, то и здесь важным будет упомянуть, тот факт, что кастомизации больше нет. Причина тому - metro-дизайн, который используется в SharePoint 2013, что сводит его кастомизацию к элементарной замене основного цвета.

SharePoint 2010. Мой сайт

Выводы

Учитывая выход следующей версии SharePoint в 2013 году и тот факт, что SharePoint очень популярен и многие организации уже используют его в своей работе (как SharePoint 2010 так и SharePoint 2007), то следующий год будет проходить под знаком миграции и большинство проектов будет связано именно с переходом на SharePoint 2013.

Целью этого поста было желание лишний раз показать, что миграция на новую платформу всегда должна сопровождаться адаптацией функционала с учетом новых возможностей платформы и не должна проходить ради самой миграции. А личные узлы я выбрал в качестве примера, потому что этот OOTB функционал касается всех пользователей без исключения.

 

P.S. Под социализмом в заголовке я подразумевал использование SharePoint в качестве корпоративной социальной сети. Что касается отступлений в сторону брендинга и прочего, то здесь, я считаю, они необходимы, т.к. влияют на желание пользователей использовать SharePoint в своей работе.


Поделиться

Коментарии